직장인의 업무 처리 방법….효율적인 방법도 알려주세요.

Question

누군가를 비난할 의도는 아닙니다.

진짜 궁금해서 올려요.

저는 뭔가를 하나 보고해도 정확하게 확인을 하고, 전달해서 업무처리를 하고 있습니다.

같이 일하는 상사는 기억력이 좋아서 제대로 기억은 못하지만 대강 한 60-70퍼센트의 투명도쯤 되는 기억력을 가지고 업무처리를 합니다. 물론 따로 메모를 하거나, 정확하게 기억은 안하죠. 정확하게 기억하고 보고하는 쪽은 제쪽이었거든요.

저는 일하면서 모두 다 장단점이 있다고 생각을 합니다. 상사가 기억하는 것들은 정확하진 않지만 도움 될 때가 많습니다. 전 사실 그런 능력도 없는 것 같구요. 컨디션이 좋을 때만 그런 것 같은데 이걸 제가 조절할 수 있는 것도 아닙니다. ㅠㅠ 그래서 열심히 메모를 합니다.

최근엔 컨디션이 너무 난조라서 정신 붙잡고 일하는 것도 쉬운 일이 아니에요….

젊은데 왜 그렇게 기억을 못하냐고 할때마다 좀 억울하기도 합니다.ㅠ 알고 있어야하는게 한두가지어야죠…..ㅠㅠ

열심히 하려고 메모하고 하는데 도리어 혼나니까 제가 진짜 잘못한건가 싶어요. 제가 너무 고지식하게 일을 하는 걸까요?

상사에게 대놓고 말은 못하는데 상사는 앞으로 보고할 때 정확하게 하지말고 요청하면 대강의 내용을 가지고 보고를 하라고 합니다.

저는….솔직히 그렇게 하라면 할수는 있는데….

제 업무 스타일에도 안맞고 진짜 제 업무 방식이 틀린 건지 여쭤봅니다. 효율적인 업무 방법이 있다면 공유도 부탁드려요.

저는 비서 일을 하는 사람이에요.

Answer 1

일을 하다보면 크고 작은 부분들을 미쳐 확인하지 못하고 놓치는 사례가 빈번히 발생하는 것 같습니다.

그런 경우에는 핵심적인 부분들은 항상 기억해두시는 쪽으로 하시고 사소한 부분들은 컴퓨터의 스티커메모를 사용하셔서 놓치지 않게 하시면 좋을 것 같습니다.

그렇다고 해서 100% 다 챙길 수는 없으니 어느정도는 사람인지라 실수한다고 생각하시고 업무를 수행하셔야 직장생활도 건강하게 오래오래 하실 수 있는 것 같습니다.

Answer 2

업무 효율을 높이려면 ‘정확도’보다 ‘체계’를 만들어 두는 게 좋아요.

1. 보고 전 체크리스트를 만들어 매번 같은 순서로 점검하면 빠집니다.

2. 상사의 말 습관·요구 포인트를 기록해두면 반복 업무 시 도움이 됩니다.

3. 메모는 간단히 핵심 키워드 중심으로, 그날 바로 정리하세요.

4. 컨디션이 나쁜 날엔 단순 업무부터 처리하고 복잡한 일은 미루는 것도 효율입니다.

비서는 기억력보다 ‘정리력’이 강점이니, 스스로 시스템을 만드는 쪽으로 가보세요.

Answer 3

질문의 답변을 드리자면 집중력인게 있을텐데 그게 어려운것도 있구요 다른 사람들이 말을 안했는데 했다고 하거나 또는 그냥 너가 알아서 잘해라 이런것인데 가장 좋은것은 a4용지 큰거 한장 책상 앞에 놓고 전화오는 내용들을 적어놓고 또는 수첩에 적는 노력을 해보세요 스마트폰에 적는 모습은 보기 안좋아하시는 분들도 계시니 자제 하시구요

Answer 4

상사가 선호하는 스타일이 대략 보고라면, 업무 효율과 관계 조율의 균형이 필요합니다. 효율적 방법으로는 핵심만 요약한 간단한 보고서 작성, 메모는 개인 기록용으로 유지해 필요시 참고, 반복되는 업무는 템플릿화하여 보고 시간을 단축, 상사가 중요하게 여기는 부분만 강조하는 방식이 있습니다. 이렇게 하면 꼼꼼함을 유지하면서도 상사요구에 맞출수 있습니다.