R&D 잔여 재료로 투자자에게 샘플 제공 — 배임‧횡령 방지와 증빙 관리 방법?

F&B 회사를 운영하고 있습니다.

투자자 관계를 유지하고 피드백을 받기 위해, 가끔 R&D 과정에서 남은 재료로 간단한 테이스팅용 샘플을 포장해 투자자들에게 보냅니다.

재료 원가: 대부분 R&D 샘플의 잔여분이라 회사 경비로 처리하지 않았고, 금액이 큰 경우에는 투자자나 제가 직접 구매해 발송했습니다.

(자료 있음)

회계 처리: 현재까지는 별도 전표·증빙 없이 진행했습니다.

그런데 이 과정이 향후 배임·횡령 문제로 비화될 가능성이 있을까 걱정됩니다.

회사의 정당한 목적(투자자 관리·제품 검증)에 따른 지출임을 명확히 하고, 불필요한 리스크를 방지하려면 어떤 방식으로 기록과 증빙을 남겨 두는 것이 바람직할지 조언 부탁드립니다.