회사 내 회계 적격증빙 보관에 대해서

Question

안녕하세요

세금 납부 대상 회사에 근무하고 있는 회계 담당자 입니다.

현재 지출 증빙에 대해서 원본을 5년간 보관하여야 하는 의무가 있다고 알고있어 해당 업무를 진행하고 있는데요

현재 회사 내에 ERP및 전자 결재 시스템이 구축되어 결재 시에 증빙을 첨부하여 회계팀 승인을 득하도록 되어있습니다.

또한 법인 내에서 법인카드를 사용하며 해당 사항에 대한 내용을 수취하고 있습니다

단, 부득이한 개인카드 사용 및 기부금 집행 해외 계약금 송금 등의 국내 계약외의 사항도 존재합니다.

이런 상황에도 적격 증빙을 보관 및 편철해야하는 의무가 있나요..?

만약 수취해야한다면 해야하는 종류가 어떻게 되나요?(종이 세금계산서 등)

Answer 1

안녕하세요? 아하(Aha) 세무·회계 분야 전문가 이영우회계사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

법인/사업자는 거래에 대한 증명서류를 신고기한부터 5년간 보관해야합니다.

상법 제33조에 따라 전표 등의 서류의 전산상(ERP 등)으로 보관할 수 있습니다. 또한 법인세법 시행령 제158조 제5항에 따라 전자 형태로 지출증명서류를 받은 경우 별도 보관하지 않을 수도 있습니다.

[상법 제33조]

①상인은 10년간 상업장부와 영업에 관한 중요서류를 보존하여야 한다. 다만, 전표 또는 이와 유사한 서류는 5년간 이를 보존하여야 한다.

②전항의 기간은 상업장부에 있어서는 그 폐쇄한 날로부터 기산한다.

③제1항의 장부와 서류는 마이크로필름 기타의 전산정보처리조직에 의하여 이를 보존할 수 있다.

④제3항의 규정에 의하여 장부와 서류를 보존하는 경우 그 보존방법 기타 필요한 사항은 대통령령으로 정한다.

[법인세법시행령 제158조]

⑤ 법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.

1. 「조세특례제한법」 제126조의3제4항에 따른 현금영수증

2. 법 제116조제2항제1호에 따른 신용카드 매출전표

3. 「부가가치세법」 제32조제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서

4. 「소득세법」 제163조제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서

도움이 되셨길 바랍니다.

Answer 2

안녕하세요? 아하(Aha) 세무·회계 분야 전문가 승우아빠세무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

회사에 erp 시스템 등이 갖춰져 있고 전자세금계산서 등이 첨부되어 원하는 시기에 출력하거나 분실될 위험이 없다면 굳이 증빙들을 편철하여 보관할 필요는 없을 것입니다. 그러나 종이세금계산 등 실물의 증빙과 시스템에서 전자 파일 형태로 보관되지 않는다면 편철하여 보관하시는 것이 맞을 것으로 생각합니다.

참고하시기 바랍니다.

Answer 3

안녕하세요? 아하(Aha) 세무·회계 분야 전문가 문용현세무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

법인은 지출증빙에 대한 원본을 5년간 의무 보관해야 합니다. 하지만 다음의 경우에는 국세청 전산망으로 확인할 수 있기 때문에 지출증빙서류를 보관한 것으로 봅니다 따라서, 별도로 보관하지 않아도 됩니다.

<법인세법 시행령 158조>

법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다. <신설 2013. 2. 15., 2013. 6. 28., 2020. 2. 11.>

1. 「조세특례제한법」 제126조의3제4항에 따른 현금영수증

2. 법 제116조제2항제1호에 따른 신용카드 매출전표

3. 「부가가치세법」 제32조제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서

4. 「소득세법」 제163조제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서

도움이 되셨길 바랍니다. 감사합니다.