[법적 검토 요청] 재직증명서 발급 자동화 시스템 도입 관련 문의

Question

안녕하세요

저희 회사에서 직원들의 편의를 위해 재직증명서 발급 자동화 시스템 도입을 검토 중에 있어 법적 검토를 요청드립니다

현재 구상 중인 시스템의 운영 방식은 아래와 같습니다.

1. 직원이 시스템에 접속하여 성명, 주소, 주민등록번호 등 개인정보를 직접 입력

2. 소속 회사를 선택

3. 입력된 정보를 기반으로 재직증명서가 자동 생성되어 본인 이메일로 발송

이와 관련하여 아래 사항에 대한 검토를 부탁드립니다.

• 주민등록번호 등 민감한 개인정보를 시스템에서 수집·처리하는 과정에서 개인정보보호법상 문제가 없는지 여부

• 재직증명서를 이메일로 자동 발송하는 방식이 법적으로 유효한 발급 방법으로 인정되는지 여부

• 해당 시스템 운영 시 추가로 갖춰야 할 법적 요건이나 주의사항

Answer 1

안녕하세요. 이종영 노무사입니다.

1.개인정보의 제공과 수집에 대한 동의를 필요로 합니다.

관련 내용인 개인정보보호법에서 정하고 있습니다.

2.전자문서로 발급하는 것은 유효한 것으로 볼 수 있습니다.

메일로 재직증명서를 보내는 것은 전자문서로 교부하는 형태로 볼 수 있습니다.

3.근로자의 요청에 맞게 내용의 조정이 가능해야 할 것으로 보입니다.

근로기준법에서는 요청한 내용만 기재하도록 정하고 있습니다.