미사용 연차휴가 사용촉진 관련(전자결재 시스템 사용 시)

Question

안녕하세요.

연차휴가 사용촉진을 하는경우 서면이 원칙이나 예외적으로 E-mail 등 전자문서로 연차휴가사용촉진이 가능하기 위해서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우엔 한하여 서면 촉구 또는 통보로 인정한다고 알고 있습니다.

당사는 전자결재 시스템을 상시 사용하고 있는 회사로, 현재 전자결재를 통한 휴가 신청 및 결재가 이루어지고 있으며 휴가 관련 메뉴에서 직원 개별적으로 자신의 남은 휴가일수를 확인할 수 있는 상황인데,

1. 근로자에게 '미사용 연차휴가 일수 알림 문서'(고용노동부 양식)를 통해 미사용 일수를 직원에게 추가로 통지해야 되는지 궁금하고,

2. 연차유급휴가 사용시기 지정 통보서 작성하는 것을 전자결재시스템을 통해 근로자가 지정한 유급휴가 사용시기를 미리 신청(기안)해놓는 방법으로 대체할 수 있는건지 여쭤봅니다. .

Answer 1

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 김호병노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

전자결재 시스템을 이용한 연차휴가 사용촉진 방식은 종이로 하지 않는다는 점에서 차이가 있을 뿐 그 내용을 간략하게 하거나 그 절차를 생략할 수 있는 것은 아니라고 보아야 합니다.

따라서 전자결재 시스템을 통하여 통보된 내용이 근로기준법상 연차휴가 사용촉진이라는 점을 충분히 인식할 수 있는 정도가 되어야 할 것입니다.

또한 근로기준법상 절차를 준수해야 합니다. 따라서 1차 및 2차를 구분해서 촉진해야 합니다.

Answer 2

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 전재필노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

근로기준법 제60조(연차유급휴가)
①사용자는 1년간 80퍼센트 이상 출근한 근로자에게 15일의 유급휴가를 주어야 한다.
②사용자는 계속하여 근로한 기간이 1년 미만인 근로자 또는 1년간 80퍼센트 미만 출근한 근로자에게 1개월 개근시 1일의 유급휴가를 주어야 한다

전자결재시스템도 가능한데, 개인별로 촉구해야합니다.

Answer 3

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 권병훈 노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

1. 전자결재 시스템을 완비하여 모든업무의 기안 결제 시행과정이 이루어진다면 전자문서로도 사용촉진이 가능합니다.

2. 근로기준법상 1차촉진이 있은후 시기지정이 없는 가운데 2차촉진으로 사용자가 시기를 지정해서 통보해야합니다.

따라서 1차촉진전에 미리 사용자가 이를 특정함으로 인해 근로자의 시기지정권 행사에 방해가 된다면, 해당 촉진이 적법하게 이루어진것으로 볼 수 없습니다.

Answer 4

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 백승재노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

1. 네. 아래 행정해석을 참고해주세요.

연차유급휴가 사용촉진 시 전자결재 시스템을 이용한 서면촉구 가능 여부

회시번호 : 근로기준정책과-3801, 회시일자 : 2017-06-20

​【질 의】

❑ 연차유급휴가 사용촉진 시 전자결재 시스템을 이용한 서면촉구 가능 여부

【회 시】

❑ 「근로기준법」 제61조는 연차휴가의 사용 촉진을 규정하고 있으며, 사용자가 사용 시기를 지정하도록 근로자에게 서면 촉구하는 등 제61조의 절차를 이행하였음에도 근로자가 휴가를 사용하지 아니하여 소멸되는 경우에는 사용자는 미사용 휴가에 대한 보상의무가 없다고 규정하고 있습니다.

- 여기서 ‘서면’이란 종이로 된 문서를 의미하고, 전자문서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무를 관리하는 경우 예외적으로 가능하다고 볼 수 있습니다.(근로개선정책과-1128, 2012.2.7.)

❑ 질의만으로는 정확한 답변이 어려우나, 질의와 같이 기안, 결재, 시행 등을 진행하고 있는 전자결재시스템을 완비한 상태에서

근로자에게 도달여부가 명확히 확인된다면 전자결재 시스템을 통한 촉구 또는 통지도 가능할 것으로 사료됩니다.