퇴직한 근로자의 개인정보 중, 즉시 파기해야 하는 정보가 있나요?

Question

안녕하세요,퇴사한 근로자의 개인정보 보관에 대해 질문드립니다.제가 조사한 내용은 아래와 같습니다.---개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 합니다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그렇지 않습니다(개인정보보호법 제21조).사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 하고(근로기준법 제42조), 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다(근로기준법 제39조). 그리고 근로기준법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다(근로기준법 시행령 제19조).---질문입니다!그렇다면 직원의 개인정보를 퇴사 후에도 보관하려면 직원의 사전 동의가 필요하며, 동의를 받지 않은 경우에는 퇴사 즉시 파기해야 할까요?개인정보보호법에 포함되는 정보는 무엇이 있을까요?감사합니다!

영원한박새274 · Accepted Answer

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 박경준노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

근로자 퇴사후에도 3년 동안은 근로자의 경력 증명에 관한 정보는 별도 보관하셔야 합니다.

퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고 지체 없이 삭제 - 근로자의 경력 증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 별도 보관하셔야 합니다.(근로기준법 제39조, 및 동법 시행령 제19조)

감사합니다.

철저한고니227 · Answer

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 정용준노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

말씀하신 바와 같이 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 하고(근로기준법 제42조), 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다.
따라서 퇴직 근로자의 개인정보는 근로기준법 제42조에 따른 경력 증명에 관한 정보를 제외하고 지체없이(5일 이내) 파기해야 합니다. 그러나 근로자의 경력증명 등을 위한 목적으로 3년 이상 보관이 필요할 경우에는 근로자의 동의를 받아 보관할 수 있습니다.
한편 "개인정보"는 살아 있는 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호 및 영상 등을 통하여 개인을 알아볼 수 있는 정보(해당 정보만으로는 특정 개인을 알아볼 수 없더라도 다른 정보와 쉽게 결합하여 알아볼 수 있는 것을 포함한다)를 의미하며, 개인정보의 유형은 다음과 같습니다.

일반정보 – 성명, 주민등록번호, 주소 연락처 등
경제정보 – 소득, 재산상황, 신용, 부채 등
사회정보 – 학력, 성적, 병역, 직업, 자격 등
통신정보 – 전자우편, 통화내용, 인터넷 IP 등
민감정보 – 사상, 신념, 노동조합, 정당의 가입탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활정보 등

이준우 · Answer

안녕하세요? 아하(Aha) 노무상담 분야 전문가 이준우노무사입니다.
질문하신 내용에 대하여 아래와 같이 답변 드립니다.

고유식별정보와 민감정보는 법령에 구체적인 근거가 있는 경우에만 수집 가능하며 기업 등 사용자는 근로자가 퇴직한 이후, 개인정보 보호법에 따라 퇴직자의 개인정보를 삭제하는 것이 원칙입니다.

다만 근로기준법 제39조는 근로계약서, 임금대장 등 경력증명을 위한 서류를 퇴직 후 3년간 보관하도록 규정하고 있으므로,

경력증명서 발급 요청에 대비하여 회사는 근로자의 개인정보를 퇴직 후 3년까지 보관한다는 근로자의 동의를 받는 것이 필요합니다.

퇴직일로부터 3년 이후에는 해당 자료를 즉시 파기하여도 무방합니다.

답변이 도움되셨길 바랍니다.