법률
인사정보 퇴사자 개인정보 폐기 기준 문의드립니다
인사 프로그램에 등록된 퇴사자 개인정보를 언제까지 폐기해야하는지, 이름/성별/근무부서 정도는 남겨도 되는지(파기 범위) 문의드립니다.
2개의 답변이 있어요!
안녕하세요. 윤다솜 변호사입니다.
질문해 주신 '폐기 기한'과 '파기 범위'에 대해 법적인 기준을 바탕으로 명확하고 현실적으로 정리해 드리겠습니다.
1. 언제까지 폐기해야 할까요? (법정 보관 기한)
원칙적으로 개인정보는 수집 목적이 달성된(퇴사한) 즉시 파기하는 것이 맞습니다. 하지만, 회사 입장에서는 세금 신고나 노동청 감사, 퇴사자의 경력증명서 발급 요청 등을 대비해야 하므로 관련 법령에 따라 일정 기간 의무적으로 보관해야 하는 예외가 적용됩니다.
(가)퇴사 후 3년 보관 (근로기준법 등):
1)근로자 명부, 근로계약서, 임금대장, 채용/해고/퇴직에 관한 서류
개인정보보호법 제15조(개인정보의 수집ㆍ이용) ① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다.
1. 정보주체의 동의를 받은 경우
2)퇴사자의 경력증명서 발급을 위한 기본 정보 (30일 이상 근무자 기준)
3)퇴사 후 5년 보관 (국세기본법 등):
(나)급여 지급 및 원천징수 등 세무/회계 처리에 관련된 서류
*실무 가이드: 일반적인 인사/근태 기록은 퇴사 후 3년, 급여/세무 관련 기록은 퇴사 후 5년이 지나는 시점에 지체 없이(보통 5일 이내) 시스템에서 영구 삭제 및 문서 파기를 진행하시는 것이 가장 안전한 정석입니다. 보관 기간 중에는 재직자와 분리하여 접근 권한을 최소화(DB 분리 등)해 두셔야 합니다.
2. 이름/성별/근무부서 정도는 남겨도 될까요? (파기 범위)
결론부터 냉정하게 말씀드리면, 법정 보관 기한(3~5년)이 끝난 후에는 해당 정보들을 임의로 남겨두시면 안 됩니다. 명백한 개인정보보호법 위반 소지가 있습니다.
(가)'이름+부서'는 강력한 개인정보입니다: 회사라는 한정된 공간 안에서 '인사팀, 남성, 홍길동'이라는 정보는 그 사람이 누구인지 즉각적으로 특정할 수 있는 완벽한 개인정보입니다. 단순히 주민등록번호나 전화번호를 지웠다고 해서 파기 의무를 다한 것이 아닙니다.
(나)회사 히스토리 관리 목적이라면? 회사의 연혁이나 과거 조직도를 기록하기 위해 임의로 남겨두는 것은 법적으로 인정되는 '보관 사유'가 아닙니다.
3.합법적으로 기본 정보를 남겨두고 싶다면?
과거 근무 이력 확인이나 사우회(동문회) 운영 등을 위해 기본 정보(이름, 성별, 근무부서, 사번 등)를 시스템에 계속 남겨두어야 할 현실적인 필요가 있다면 아래 두 가지 방법 중 하나를 택하셔야 합니다.
(!)퇴사 시 별도의 '선택 동의' 수집 (가장 확실함)
퇴사 프로세스(사직서 제출 또는 퇴직 면담) 중에 "향후 경력증명서 발급 및 근무 이력 확인을 위해 최소한의 정보(이름, 사번, 부서)를 영구(또는 O년) 보관하는 데 동의하십니까?"라는 항목을 만들어 퇴사자의 명시적인 사전 동의를 받아야 합니다. 동의한 직원의 정보만 합법적으로 남길 수 있습니다.
(2)완벽한 익명 처리(비식별화)
개인을 절대 알아볼 수 없도록 통계 데이터로만 남기는 방법입니다. (예: 홍길동 ➡️ 퇴사자A 처리, "2024년 인사팀 남성 1명 퇴사" 형태의 숫자 데이터만 보관)
4. 결론
퇴사자 데이터는 세무 자료 5년, 일반 인사 자료 3년 보관 후 완전 파기가 원칙입니다. 시스템 편의상 이름과 부서만이라도 영구 보관하고 싶으시다면, 반드시 퇴사 전에 본인으로부터 '장기 보관에 대한 별도 동의'를 받아두는 프로세스를 추가하시기 바랍니다.
안녕하세요. 이성재 변호사입니다.
원칙적으로 퇴사자 개인정보는 퇴사 즉시 일률 파기가 아니라, 개인정보 보호법상 처리목적이 달성되면 지체 없이 파기하되, 다른 법령상 보존의무가 있는 항목은 그 기간 동안만 예외적으로 보관할 수 있습니다.
개인정보 보호법 제21조는 보유기간 경과 또는 목적 달성 시 지체 없이 파기하도록 하고, 다만 다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우에는 예외를 인정하며, 이 경우에는 다른 개인정보와 분리 보관해야 합니다.
인사·노무 서류는 보통 근로기준법 제42조에 따라 근로자명부와 근로계약에 관한 중요서류를 3년간 보존하여야 합니다.
그러므로 인사 프로그램에 들어 있는 퇴사자 정보 중에서도 근로자명부, 임금대장, 근로계약, 퇴직 관련 서류와 연결된 정보는 통상 최소 3년은 남겨둘 필요가 있겠습니다.