연차촉진제 서면통보 및 일자 관련 문의

Question

안녕하세요!

인사 담당자의 갑작스러운 부재로 급하게 연차 업무를 담당하게 된 직원입니다.

아직 해당 업무 관련하여 초보이다보니 이것 저것 문의드리는 것이 많은 점 양해 부탁드립니다 ㅠㅠ

참고로 저희는 회계일 기준 연차 제도를 사용하고 있습니다.

1. 연차 촉진제

1) 1년 3개월 단기계약직

입사일 : 25.04.21 퇴사예정일 : 26.08.01 (마지막 근무일 26.07.31)

해당 직원은 25.04.21~26.04.20까지 연차 11개/ 26.04.21부로 연차 15개 지급으로 알고 있습니다.

그럼 이 직원의 연차 촉진 서면 통보는 입사일 기준 근무 1년 미만/ 1년 이상일 때 나눠서 해야 하는거죠?

ex. 25.04.21~26.04.20-> 1차_26.04.20 기준 3개월 전/ 2차_26.04.20 기준 1개월 전

26.04.21~26.07.31-> 1차_소멸일 기준 6개월 전/ 2차_소멸일 기준 2개월 전

- 이 직원은 단기계약을 한 상태로 퇴사일이 정해져 있습니다. 그럼 1년 이상 근무 중도 퇴사이기 때문에 연차 개수는 입사일 기준으로 15개로 안내하는게 맞지요 ?

- 또한 1차 서면은 퇴사하기 전에 전달되기는 하는데, 퇴사까지 1개월 남은 상태에서 남은 연차를 다 쓰라고 해야하나요? 그게 아니라면 15개 중 잔여 연차는 퇴사 시 수당으로 지급하면 되나요 ?

2) 출산+육아휴직

입사일 : 23.07.03

25.05.01~26.07.31까지 출산휴가 3개월+육아휴직 1년 진행 중

출산휴가, 육아휴직 기간에도 출근한 것으로 인정되어 연차 개수는 그대로 반영된다고 알고 있습니다.

그런데 이 분은 이미 휴직중인데 연차 촉진 서면 통보를 어떻게 해야하죠?

그리고 미사용 연차에 대한것은 어떻게 처리해야 하나요 ?

3) 1년 이상 근로자

저희가 회계일 기준 연차를 부여하고 있다면 3번에 해당하는 직원들은 같은 시기에 서면 통보를 하면 되는거지요? 서면 통보는 부서별로 보내도 되는건가요?

그리고 서로 근무 지점이 다르고 재택하는 사람이 있다면 서면으로 PDF 파일을 만들어 카톡으로 확인하시라고 자료 첨부해도 되나요 ?

마지막으로 2021.01.07로 입사한 직원이 있는데 상부 지시로 2021.01.01을 입사일로 하여 연차를 계산 중입니다. 그럼 이 분은 연차 촉진 서면 통보 시 입사일을 2021.01.01로 해야 하나요 ?

질문이 많지만 최대한 꼼꼼하게 답변 부탁드립니다.

감사합니다!

Answer 1

귀하의 질의에 대하여 아래와 같이 답변드립니다.

사실관계에 따라 결과가 달라질 수는 있습니다.

전제
연차사용촉진은 근로기준법 제61조에 따른 제도이고, 적법하게 진행하면 사용자가 미사용 연차에 대한 수당 지급 책임을 면할 수 있습니다. 다만 절차와 시기를 엄격히 지켜야 효력이 인정됩니다.

1. 1년 3개월 단기계약직, 입사 25.04.21, 퇴사예정 26.08.01, 마지막 근무 26.07.31

연차 발생 25.04.21부터 26.04.20까지는 1년 미만 구간으로, 매월 개근 시 1일씩 최대 11일 발생합니다.
26.04.21이 되면 1년을 채우므로 15일이 새로 발생합니다.

촉진 시기 구분

연차는 발생 시점이 다르므로, 1년 미만분과 1년 이상분을 구분해 관리하는 것이 원칙입니다.

다만 해당 직원은 26.07.31 퇴사 예정입니다. 26.04.21에 발생한 15일은 통상 1년 후 소멸 구조이나, 실제로는 26.07.31에 근로관계가 종료됩니다.

이 경우 중요한 점은 다음입니다.

첫째, 퇴사일이 확정되어 있는 근로자에 대해 형식적으로 촉진 절차를 진행하더라도, 퇴사 시점까지 사용하지 못한 연차는 수당으로 정산해야 합니다.

둘째, 퇴사 1개월 남은 시점에서 일괄 사용을 지시하는 것은 현실적으로 어렵고, 적법한 촉진으로 보기 어렵습니다.

2. 출산휴가 및 육아휴직자

입사 23.07.03, 25.05.01부터 출산휴가 및 육아휴직 진행

출산휴가와 육아휴직 기간은 법적으로 출근한 것으로 간주되므로, 연차는 정상적으로 발생합니다.

연차사용촉진은 사용을 촉구하는 제도입니다. 그런데 전 기간 휴직 중이라 실제 사용이 불가능합니다. 이 경우 형식적으로 촉진 통보를 하더라도, 실질적으로 사용 기회를 부여했다고 보기 어렵습니다.