회사 측에서 근로계약서 분실 시 다시 써도 되나요?
제가 인사팀이라 회사 사람들 근로계약서 관리하는데요
이번에 어떤 한 분 근로계약서가 없어져서.. 분실된 것 같은데
그냥 다시 작성해도 문제 없을까요?ㅠㅠㅠㅠㅠ
안녕하세요. 강호석 노무사입니다.
근로기준법에 따르면 인사와 관련된 서류는 3년간 보존해야 합니다.
만약, 3년간 보존하지 않을 시 과태료 500만 원이 부과될 수 있습니다.
근로계약서 보존기간(3년) 기산점: 근로관계가 끝난 날
기재 사항: 임금, 소정근로시간, 연차유급휴가, 업무지, 직무 등
고용노동부 행정해석에 따르면 "사용자에게 계약 서류를 일정 기간 보존토록 하는 것은 근로자의 권리관계 또는 근로관계에서 분쟁 발생 시 근로기준법 위반 여부 판단의 근거를 확보하여 근로자의 권익을 보호하기 위한 것이므로 임금대장을 전자 문서로 보존하고 필요시 언제라도 출력하여 사용이 가능하다면 법 위반으로 보기는 어려우나, 유지 보수에 다른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 함.(근기 68207-2666, 2002.8.8.)"고 판단하고 있습니다.
따라서, 기존 근로자에게 양해를 구하고 다시 작성하거나 근로자가 가지고 있는 근로계약서를 받아 사본을 가지고 있어야 하는 상황입니다.
감사합니다.
안녕하세요. 차호재 노무사입니다.
귀 질의만으로는 정확한 사실관계의 판단이 어려우나,
네 다시 작성하더라도 보관하고 있는 것이 타당하겠습니다.
안녕하세요. 유창훈 노무사입니다.
근로계약서를 분실하였다면 근로자에게 양해를 구하고 다시 받아두시면 될 듯 합니다. 감사합니다.
안녕하세요. 김지수 노무사입니다.
네, 그냥 다시 작성하시면 되시고 ,앞으로는 스캔하셔서 잘 보관하시기 바랍니다.
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오늘도 즐거운 하루되세요.
안녕하세요. 정동현 노무사입니다.
근로자에게 이야기를 한 후 지금이라도 다시 작성하여 보관을 하시길 바랍니다. 감사합니다.
안녕하세요. 이슬기 노무사입니다.
동일한 내용으로 근로계약서를 재 작성 하여 보관하는 것은 문제되지 않을 것으로 사료되며,
근로자분에게 교부해주신 근로계약서가 있는 경우 해당 내용 설명하시고 한 부 날인받아 보관해주시면 될 것으로 보여집니다.
감사합니다.
안녕하세요. 손인도 노무사입니다.
근로조건이 동일한 경우라면 근로자의 양해를 구하고 근로계약서를 재작성할 수 있을 것으로 판단됩니다.
안녕하세요. 류형식 노무사입니다.
실제로 근로계약서를 작성하였고 근로자에게도 교부한 사실이 있으나, 이를 분실하였다면 이전과 동일한 근로계약서를 재작성 하여도 무방할 것이라 보입니다.